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E-mail: come scriverne una perfetta ed efficace

Sei convinto di saper scrivere un’e-mail?
Ti metti nei panni di chi ti legge?
Fai attenzione ai dettagli?

In questo articolo ti sveliamo come scrivere un’e-mail perfetta ed efficace in pochi passaggi.

Con molta probabilità risponderai di sì a ognuna di queste domande perché scrivere e-mail è diventata una prassi da molto tempo. Ma il punto è proprio questo: siamo convinti di saperlo fare eppure sbagliamo lo stesso.
In un’era tecnologica come quella in cui viviamo, il contatto continuo con le aziende, con i clienti e con i collaboratori è un’esigenza costante, soprattutto in questo periodo di smartworking.

Oggi però vogliamo parlarti di “come scrivere un-email perfetta” a prescindere dal tuo destinatario, per cui che sia una candidatura o un’informazione aziendale, vediamo come rendere impeccabile la tua e-mail.

Cominciamo dalla caratteristica che ci sta più a cuore: il colore del testo.
Sembra una sciocchezza, ma non lo è affatto.

Comprendere il linguaggio dei colori e gli effetti che può avere sul tuo destinatario, è secondo noi un buon punto di partenza per strutturare un’e-mail che sia efficace e soprattutto chiara.
Noi scriviamo le nostre e-mail in grigio scuro e non in nero, ad esempio.

Perché scrivere una e-mail in grigio?

Il perché è molto semplice. Nonostante il nero possa sembrare il colore istituzionale per eccellenza, il colore che “non può essere toccato”, in realtà rende la tua e-mail molto forte, dirompente, poco gentile.

Il grigio scuro invece è sinonimo di gentilezza, come a dire: “Ciao, sto entrando nella tua casa in punta di piedi, vorrei dirti che…”.

É sinonimo di rispetto ed educazione.
Per questo è necessario un colore che rispecchi a pieno la nostra personalità. Se siamo gentili questa nostra qualità dev’esserci anche in una mail. Non andare mai di fretta quando la scrivi!

A proposito di colori e di gentilezza qui ti raccontiamo il perché del colore Pink nel naming della nostra startup, e di quanto la gentilezza e la gratitudine ci rappresentino.

Sì, questa è la prima cosa a cui ti chiediamo di fare attenzione.
Per cambiare il colore predefinito ti basta cliccare su impostazioni e nella sezione Generali troverai la voce “stile di testo predefinito”.

Clicca sulla A sottolineata e seleziona il tuo nuovo colore.

Un’altra cosa a cui facciamo attenzione quando scriviamo un’e-mail è il respiro.
Fermati, pensa a quello che stai scrivendo e lascia degli spazi tra i vari concetti. Non aver paura dello spazio bianco, aiuta te nella scrittura e il tuo destinatario nella lettura. È tutta una questione di armonia.

E soprattutto in chiusura ringrazia sempre. Il saluto è una parte fondamentale dell’e-mail, allo stesso modo di una comunicazione face to face. Trova magari il tuo modo speciale di ringraziare ma fallo. Questo non solo fa star bene chi ti legge perché percepisce un senso di serenità, ma fa star bene soprattutto te.

La gratitudine è non solo la più grande delle virtù, ma la madre di tutte le altre.

Facciamo parlare i dati

Ti riportiamo ora dei dati di un’interessante infografica pubblicata da KissMetrics, che ti fa notare quanto l’accortezza nello scegliere il colore giusto possa determinare il successo o il fallimento della tua e-mail, e magari dell’eventuale richiesta al suo interno.

il 93% delle persone afferma che il colore è il primo fattore che influenza le decisioni;
l’85% dei consumatori considera il colore la ragione principale per la quale acquista uno specifico prodotto.

Potrai notare che si parla di consumatori e non di collaboratori o aziende ma quello di cui vogliamo parlarti abbraccia un panorama molto più ampio.
Nella maggior parte dei casi in cui scrivi un’e-mail stai chiedendo qualcosa, o vuoi avere un’informazione. Insomma, c’è sempre una call to action e l’obiettivo è quello di spingere il tuo destinatario a compiere un’azione, di qualsiasi natura essa sia.
Quindi… tieni a mente questi dati (anche e soprattutto per questioni di business) e fa attenzione al colore della tua e-mail!

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Scrivere un’e-mail perfetta in 9 passaggi

Tutto quello che stiamo per raccontarti forse ti sembrerà banale e già sentito ma ti chiediamo di fare comunque attenzione. E poi il banale non esiste se guardi il mondo con occhio critico.
Spesso diamo per scontato delle cose solo perché “crediamo di saperle”, e magari sì le sappiamo anche, ma non le mettiamo in pratica. È questo è il vero problema.

Mettiti comodo, cominciamo questo viaggio alla ricerca della e-mail perfetta.

1. Non scrivere tutto in maiuscolo

Ma certo, dirai. È ovvio!
No, non lo è. In realtà non solo non dovresti scrivere tutto in un maiuscolo ma probabilmente nemmeno qualcosina.

Ti è mai capitato di farti prendere dalla cosiddetta “maiuscolite” e cominciare a scrivere parole con la lettera grande per… non si sa quale motivo?
Ecco, facci attenzione. SCRIVERE IN MAIUSCOLO EQUIVALE A URLARE o può servire per sottolineare fermamente un concetto o una parola, ma va usato con parsimonia.

Non vorrai mica che il tuo destinatario possa sentirsi in qualche modo aggredito dalle tue parole, no?

2. Dividi il testo in paragrafi

Se devi scrivere una e-mail lunga fai attenzione ai muri di testo. I muri di testo sono quell’insieme di parole che diventano frasi lunghissime, poco chiare perché difficile da leggere e non di certo invitanti. I muri di testi non invogliano nessuno, ma davvero nessuno, a leggerti.

Ad ogni paragrafo o ogni due paragrafi è bene andare a capo.
Questo escamotage aumenta moltissimo la leggibilità e invoglia il tuo destinatario a leggere la tua e-mail.
Promemoria: respira.

3. Usa il grassetto con intelligenza

Usa il grassetto per evidenziare delle parti di testo ma non interi paragrafi, va usato su frasi o parole singole. Ovviamente come per la questione del maiuscolo non devi strafare. Il tuo obiettivo è quello di richiamare l’interesse su poche e ben precise parti di testo, senza rischiare di perderne il significato.

4. Usa gli strumenti per allineare il testo

In qualsiasi client e-mail esistono funzioni di formattazione del testo.
Centrato, allineato a sinistra o a destra.
Se devi quindi scrivere un titolo centrato, usa lo strumento apposito e non gli spazi che provocano una confusione nella formattazione del testo e lo rendono illeggibile.

Sì, l’occhio vuole la sua parte e non è affatto un luogo comune.

5. L’oggetto dell’e-mail

L’oggetto è importante perché deve richiamare l’attenzione e invogliare le persone a leggere il resto del testo. Deve essere esplicito, breve e conciso, scritto in minuscolo e deve richiamare il contenuto del testo dell’e-mail.

Inserisci sempre parole chiave così da permettere al tuo destinatario di poterla ritrovare quando vuole, con facilità. Insomma, non preferire la creatività alla chiarezza!

6. Il corpo dell’e-mail

Siccome non stai scrivendo un romanzo (vero?) e lo scopo è che il tuo destinatario legga quello che scrivi, non essere prolisso. Sii conciso ed esponi quello che ti interessa comunicare senza troppi giri di parole e senza dilungarti.

E ovviamente non dimenticarti di:

7. Scrivere in grigio

8. Respirare e non aver paura degli spazi bianchi

9. Praticare la gratitudine e ringraziare

Ci siamo, ora sai come scrivere un’e-mail efficace.
Certo, la parte più importante è il contenuto ma quello cambia in base ai tuoi specifici bisogni, o a quelli del tuo destinatario.

Ciò che invece accomuna un po’ tutti, noi scrittori di e-mail, sono gli errori di battitura.
Per cui per evitare un “buongiollo a tutti” o un “distinta salute” ti consigliamo di: scrivere, leggere, rileggere e poi nel dubbio… rileggere!

Se l’articolo ti è piaciuto lasciaci un commento e grazie per essere arrivato fin qui!

P.S. Secondo Boomerang da un’analisi di oltre 250mila e-mail, quelle mandate di lunedì di solito hanno più refusi nell’oggetto e quindi un tasso inferiore di risposte. Quindi… occhio al lunedì!

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Non dimentichiamolo mai!
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