In questo articolo ti parliamo di un esercizio pratico che puoi utilizzare da subito per migliorare la gestione del tuo tempo: quello dei 4 quadranti di Stephen Covey. Ti servirà per il tuo business, senza dubbio, ma anche per la tua vita personale.

Nell’articolo in cui abbiamo parlato della gestione del tempo (se non l’hai letto corri a recuperarlo), abbiamo definito questa capacità come un’arte raffinata, un momento importante, l’attimo in cui ricerchi la calma nel caos.

Quello che di cui vogliamo parlarti però non è un insieme di trucchetti per moltiplicare il tempo (ahinoi, non ne conosciamo la formula magica) e non è neanche la lista della spesa da scrivere in agenda, su cui spuntare le attività concluse durante la giornata.
È saper pianificare, stabilire delle priorità e ovviamente escludere o dare meno importanza agli impegni che, di priorità appunto, non ne hanno.

Noi di Pink Different quest’arte l’abbiamo imparata con il tempo e mai riusciremmo a tornare indietro.
Per Daniele, il nostro founder, è un chiodo fisso. Ogni giorno trasferisce a tutti degli input per migliorare questa competenza, ci lavora da tantissimi anni e i risultati parlano chiaro. Per riuscire a dar vita a svariate start-up, creare team di professionisti allineati e focalizzati sull’obiettivo, riempire la vita personale di esperienze e nuove competenze, non possiamo non partire dalla gestione del tempo.
Serve disciplina e preparazione, ma la felicità che ne deriva è un premio troppo appagante per non porre attenzione su questo argomento.

Quindi forza, capiamo insieme come puoi imparare a gestire il tuo tempo.

Quindi, per gestire al meglio il tempo a nostra disposizione utilizziamo per prima cosa la tecnica dei 4 quadranti, di cui Stephen Covey parla nel suo libro “First Things First”, ovvero “Le prime cose al primo posto”.

I 4 quadranti di Covey: cosa sono?

Per non impazzire noi diamo importanza alle priorità, per questo dividiamo gli impegni in:

1) attività importanti e urgenti;
2) attività importanti ma non urgenti;
3) attività urgenti ma non importanti;
4) attività non importanti e non urgenti.

Lo stesso Covey nel suo libro fa riferimento al fatto che gestire in modo corretto il proprio tempo, e aiutare gli altri a farlo, non è solo una questione di organizzazione piuttosto una filosofia di vita.

Forse ti sembrerà strano, o forse no, ma il tempo e l’idea che abbiamo di esso, è strettamente legata al nostro benessere fisico e mentale.

Come hai visto nell’elenco di poco fa, i 4 quadranti di Covey danno vita a una matrice composta da quattro sezioni. Ogni sezione rappresenta le cose da fare in base alle priorità.

Ora per rendere l’idea, immagina un quadrato da dividere in 4 parti uguali, in ognuna di queste sezioni si inserisce un certo tipo di impegno.

Nel primo quadrante in alto a sinistra troverai le attività “importanti e urgenti”, nel secondo in alto a destra quelle “importanti ma non urgenti”, nel terzo in basso a sinistra quelle “urgenti ma non importanti”, e per ultimo, quello in basso a destra, troverai le attività “non urgenti e non importanti”.

Ma vediamoli insieme nel dettaglio.

1. Primo quadrante: attività importanti e urgenti

Questo quadrante racchiude tutte quelle attività che non possono (né devono) essere rimandate in nessun caso. È il quadrante della priorità assoluta, qui inserirai tutto ciò che deve essere svolto o risolto subito. A discapito di tutto il resto? Sì. Con ogni probabilità da quell’attività dipenderà il futuro di altre cose, per questo non puoi posticipare o – ancora peggio – procrastinare.

2. Secondo quadrante: importanti ma non urgenti

Il secondo quadrante corrisponde alle attività che non devono essere risolte nell’immediato, ma che sono comunque importanti. Qui inserirai tutti quegli impegni che non sono decisivi nel breve termine, ma che lo sono nel lungo o medio periodo.

In questa sezione puoi renderti conto di tutto quelle cose che vorresti fare, perché importanti, ma che non fai perché sei sempre preso dall’urgenza. Intendiamo quella sfera più personale a cui diamo forse poca priorità, come per esempio prendersi cura di sé, dedicarsi a un’idea o un progetto, prenderci cura di qualcuno a cui vogliamo bene. O ancora, per quanto riguarda la sfera lavorativa, cominciare un corso di formazione e aggiornamento, che certo non è urgente, ma potrebbe essere molto importante in futuro.

3. Terzo quadrante: urgenti ma non importanti

Questo è forse il quadrante che trae più in inganno.
Spesso non è facile determinare quali attività e compiti rientrano in questa categoria per via del concetto di “urgente”. Urgente rispetto a cosa?

“Ma è urgente anche questo, e poi anche questo, e questo ancora”.
Ed eccoci di nuovo catapultati nella famosa ruota del criceto.

Qui dovrai inserire le attività da svolgere con urgenza, perché legate a delle scadenze, e che appunto non sono importanti in quanto non hanno a che vedere con i tuoi valori e i tuoi obiettivi professionali (o personali).

4. Quarto quadrante: non urgenti e non importanti

Nell’ultimo quadrante Stephen Covey (ma lo farai anche tu!) trova un posto per ciò che non ha né fretta né importanza.
Sono comunque attività che assorbono il nostro tempo, e nel mondo in cui ci troviamo con tutte le distrazioni che abbiamo (vedi scrollare i social network), il rischio di perdere minuti preziosi è aumentato a dismisura.

Ad ogni modo le attività non urgenti e non importanti servono, è vero che non hanno priorità rispetto ad altre, ma nella tua vita hanno un ruolo fondamentale anch’esse.

La nostra Pink Pill di oggi finisce qui ma ci teniamo a dirti un’ultima cosa:

prova a cambiare punto di vista, comincia a essere padrone del tuo tempo e soprattutto smettila di credere che sia tutto urgente, questa sensazione non farà altro che aumentare il tuo stress e diminuire la tua produttività.

Utilizzi qualche tecnica per gestire al meglio il tuo tempo? Condividila con noi nei commenti.

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