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I 4 quadranti di Covey: come gestire al meglio il tuo tempo

In questo articolo ti parliamo di una delle tante tecniche che esistono per migliorare la gestione del tempo: quella dei 4 quadranti di Stephen Covey. Ti servirà per il tuo business, senza dubbio, ma anche per la tua vita personale.

Nell’articolo in cui abbiamo parlato della gestione del tempo (se non l’hai letto corri a recuperlarlo), l’abbiamo definita come un’arte raffinata, un momento importante, l’attimo in cui ricerchi la calma nel caos.

Quello che di cui vogliamo parlarti però non è un insieme di trucchetti per moltiplicare il tempo (non ne conosciamo la formula magica) e non è neanche la lista della spesa da scrivere in agenda su cui spuntare le cose concluse durante la giornata.
È saper pianificare, stabilire delle priorità e ovviamente escludere o dare meno importanza agli impegni che, di priorità appunto, non ne hanno.

Noi di Pink Different quest’arte l’abbiamo imparata con il tempo e mai riusciremmo a tornare indietro. Per Daniele, il nostro founder, è un chiodo fisso. Ogni giorno trasferisce a tutti degli input per migliorare questa competenza, ci lavora da tantissimi anni e i risultati parlano chiaro. Per riuscire a dar vita a svariate start up, creare team di professionisti allineati e focalizzati sull’obiettivo, riempire la vita personale di esperienze e nuove competenze, non possiamo non partire dalla gestione del tempo!
Serve disciplina e preparazione, ma la felicità che ne deriva è un premio troppo appagante per non porre attenzione su questo argomento.

 

Colui che pianifica ogni mattina le azioni della giornata e segue quel piano,
porta con sé un filo che lo guiderà attraverso il labirinto della più intricata delle vite.

 

Per gestire al meglio il tempo a disposizione utilizziamo la tecnica dei 4 quadranti, di cui Stephen Covey parla nel suo libroFirst Things First”, ovvero “le prime cose al primo posto”.


I 4 quadranti di Covey: cosa sono?

Per non impazzire noi diamo importanza alle priorità, per questo dividiamo gli impegni in:

1) attività importanti e urgenti
2) attività importanti ma non urgenti
3) attività urgenti ma non importanti
4) attività non importanti e non urgenti

Lo stesso Covey nel suo libro fa riferimento al fatto che gestire in modo corretto il proprio tempo, e aiutare gli altri a farlo, non è solo una questione di organizzazione ma ha piuttosto a che fare con una filosofia di vita.

Forse ti sembrerà strano, o forse no, ma il tempo e l’idea che abbiamo di esso, è strettamente legata al nostro benessere, fisico e mentale.

Come hai visto nell’elenco di poco fa, i 4 quadranti di Covey danno vita ad una matrice composta da quattro sezioni.
Ogni sezione rappresenta le cose da fare in base alle priorità e quindi quella serie di attività che vanno gestite in maniera diversa.

Ora per rendere l’idea immagina un quadrato, da dividere in quattro parti uguali, in ognuna di queste sezioni si inserisce un certo tipo di impegno.

Nel primo quadrante in alto a sinistra troverai le attività “importanti e urgenti”, nel secondo in alto a destra quelle “importanti e non urgenti”, nel terzo in basso a sinistra quelle “urgenti ma non importanti”, e per ultimo, quello in basso a destra, troverai le attività “non urgenti e non importanti”.

 

Ma vediamoli insieme nel dettaglio!

 

  1. Primo quadrante: importanti e urgenti

Questo quadrante racchiude tutte quelle attività che non possono (né devono) essere rimandate in nessun caso. È il quadrante della priorità assoluta, qui inserirai tutto ciò che deve essere svolto o risolto subito. A discapito di tutto il resto? Sì. Con ogni probabilità da quell’attività dipenderà il futuro di altre cose, per questo non puoi posticipare o, ancora peggio, procrastinare.

 

  1. Secondo quadrante: importanti e non urgenti

Il secondo quadrante corrisponde alle attività che non devono essere risolte nell’immediato, ma che sono comunque importanti. Qui inserirai tutti quegli impegni che non sono decisivi nel breve termine, ma che lo sono nel lungo o medio periodo.

In questa sezione puoi renderti conto di tutto quelle cose che vorresti fare, perché importanti, ma che non fai perché sei sempre preso dall’urgenza. Intendiamo quella sfera più personale a cui diamo forse poca priorità, come per esempio prendersi cura di sé, dedicarsi a un’idea o un progetto, prenderci cura di qualcuno a cui vogliamo bene. O ancora, per quanto riguarda la sfera lavorativa, cominciare un corso di formazione e aggiornamento, che certo non è urgente, ma potrebbe essere molto importante in futuro.

 

  1. Terzo quadrante: urgenti ma non importanti

Questo è forse il quadrante che trae più in inganno.
Spesso non è facile determinare quali attività e compiti rientrano in questa categoria per via del concetto di “urgente”, ma in realtà non è un grande problema.

Urgente rispetto a cosa?

Ma è urgente anche questo, e poi anche questo, e questo ancora”.
Ed eccoci di nuovo catapultati nella famosa ruota del criceto.

Qui dovrai inserire le attività da svolgere con urgenza, perché legate a delle scadenze, e che appunto non sono importanti in quanto non hanno a che vedere con i tuoi valori e i tuoi obiettivi professionali (o personali).

 

  1. Quarto quadrante: non urgenti e non importanti

Nell’ultimo quadrante Stephen Covey (e lo farai anche tu!) trova un posto per ciò che non ha né fretta né importanza.
Sono comunque attività che assorbono il nostro tempo, e nel mondo in cui ci troviamo, con i social network il rischio di perdere minuti preziosi è tra l’altro aumentato a dismisura.

Le attività non urgenti e non importanti servono, è vero che non hanno priorità rispetto ad altre, ma nella tua vita hanno un ruolo fondamentale anche esse.

 

La nostra Pink Pill di oggi finisce qui ma ci teniamo a dirti un’ultima cosa:

prova a cambiare punto di vista, comincia a essere padrone del TUO tempo e soprattutto smettila di credere che sia tutto urgente, questa sensazione non farà altro che aumentare il tuo stress e diminuire la tua produttività.

 

Ogni minuto speso ad organizzare è un’ora guadagnata

 

Utilizzi qualche tecnica per gestire al meglio il tuo tempo?
Lavori già per priorità?

Se l’articolo ti è piaciuto lasciaci un commento, e grazie per essere arrivato fin qui!

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